Nomina a responsabile del trattamento

Perché esiste questo documento

Quando usi Orthosuite carichi dentro il programma dati di persone: i tuoi clienti, i tuoi pazienti, i tuoi dipendenti. Quei dati li decidi tu — perché li raccogli, cosa ne fai, per quanto li tieni. La legge dice che in quel rapporto il titolare del trattamento sei tu.

Noi li custodiamo sul nostro server perché è lì che gira il programma. Chi tratta dati per conto di un titolare è il responsabile del trattamento, e l'articolo 28 del Regolamento europeo 2016/679 pretende che il rapporto sia messo per iscritto, con dentro certe cose precise. Questo documento è quell'atto.

Non è un formalismo che ti scarichiamo addosso: senza, sei tu a essere fuori norma, non noi. È anche il documento che ti chiede il consulente privacy quando compila il tuo registro dei trattamenti, e quello che ti chiedono in un controllo. Per questo la pagina è fatta per essere stampata e messa in un raccoglitore.

Le parti sono: tu, l'azienda intestataria dell'abbonamento, come titolare; e Orthosuite di Pietro Albarelli — Via Galvani 145, 37138 Verona — C.F. LBRPTR89D10L781C come responsabile.

Cosa trattiamo, per chi, per quanto

Trattiamo solo su tua istruzione

Trattiamo i dati soltanto per fornirti il servizio e per fare quello che ci chiedi. Le tue istruzioni sono: queste condizioni, le impostazioni che scegli dentro il programma, e le richieste che ci mandi per iscritto.

In concreto significa che non:

• usiamo i tuoi dati per scopi nostri, di marketing o di analisi;
• li incrociamo con quelli di altre aziende clienti;
• li usiamo per addestrare sistemi di intelligenza artificiale;
• li vendiamo, li cediamo o li rendiamo disponibili a chiunque fuori dall'elenco dei sub-responsabili.

I dati di ogni azienda stanno in un archivio separato, non in un archivio unico diviso per colonna: non c'è una query che possa, per errore, restituire a te i clienti di un'altra ortopedia.

Se un'istruzione che ci dai ci sembra contraria alla legge, te lo diciamo e non la eseguiamo finché non ne abbiamo parlato. Se la legge italiana o europea ci obbliga a un trattamento che tu non hai chiesto, te ne informiamo prima — salvo che sia la legge stessa a vietarcelo.

Chi, da noi, può vedere qualcosa

Le persone autorizzate sono poche e sono vincolate alla riservatezza.

Chi amministra la piattaforma non può entrare nel tuo programma. Non è una promessa: non esiste nessuna funzione di «accedi come lui», e per vedere quello che vedi tu servirebbe un utente creato da te. La console di amministrazione legge dei conteggi — quante aziende, quanti utenti, quanto spazio — e le impostazioni tecniche delle integrazioni, non i dati delle tue persone. È una separazione verificata da controlli automatici a ogni modifica del programma.

Restano due situazioni in cui un tecnico può arrivare a vedere un dato:

• quando ce lo chiedi tu, per un'assistenza su un caso preciso — e allora guarda quel caso, non il resto;
• quando un guasto lo impone, per esempio un archivio da riparare. In quel caso si interviene sul dato tecnico, non sul contenuto.

Se in una di queste due situazioni vuoi che ti sia comunicato per iscritto, scrivicelo: lo facciamo.

Le misure di sicurezza

Quelle che l'articolo 32 chiama «adeguate», descritte per quello che sono:

• Connessioni cifrate fra il browser e il server, sempre, senza possibilità di usare il programma in chiaro.
• Archivi separati per azienda, non un archivio comune.
• Password mai in chiaro, e verifica in due passaggi obbligatoria per gli utenti amministratori.
• Documenti e foto fuori dalla cartella pubblica del sito: non esiste un indirizzo che, indovinato, restituisca il documento di un paziente.
• Permessi per ruolo: ogni utente vede quello che il suo ruolo prevede, e i moduli si accendono e si spengono per persona.
• Backup automatici e cifrati, conservati nell'Unione europea, con prove di ripristino.
• Registro degli accessi al server e tracciamento delle operazioni sensibili dentro il programma.
• Aggiornamenti di sicurezza applicati al sistema operativo e ai componenti che usiamo.

Le misure possono cambiare nel tempo, ma solo per diventare migliori: non riduciamo il livello di protezione senza dirtelo.

Chi altro tocca i dati (sub-responsabili)

Ci autorizzi a servirci dei fornitori qui sotto. Ognuno è vincolato da un contratto con gli stessi obblighi che questo documento mette in capo a noi, e di loro rispondiamo noi verso di te.

L'elenco è completo. Se un nome non è qui, non tocca i tuoi dati.

Solo se lo accendi tu

Questi entrano in gioco solo se sei tu a configurarli nelle impostazioni, con credenziali tue. Se non lo fai, non esistono.

Lo spazio documentale compreso nell'abbonamento gira sul nostro server, insieme al resto: non è un servizio di terzi e non aggiunge nessuno a questo elenco.

Se l'elenco cambia

Ti avvisiamo per email almeno 30 giorni prima che un fornitore nuovo entri in funzione. In quei 30 giorni puoi opporti; se l'opposizione è motivata e non riusciamo a trovare una soluzione, puoi disdire senza penali e con il rimborso della parte di canone non goduta.

Quando un tuo cliente esercita i suoi diritti

Le richieste dei tuoi clienti — accesso, correzione, cancellazione — le ricevi e le gestisci tu: sei tu il titolare, e sei tu ad avere il rapporto con quelle persone. Il programma ti dà gli strumenti per farlo: esportare, correggere, cancellare, senza passare da noi.

Se una richiesta arriva direttamente a noi, non la eseguiamo: te la giriamo senza ritardo e non rispondiamo nel merito. Non siamo autorizzati a toccare i dati delle tue persone di nostra iniziativa, nemmeno per fare un favore a chi lo chiede.

Se per rispondere ti serve qualcosa che dal programma non riesci a tirare fuori, chiedicelo: ti aiutiamo, senza costi aggiuntivi, nei tempi che ti servono per rispettare il mese che la legge ti dà.

Se succede qualcosa

Se ci accorgiamo di una violazione dei dati — un accesso non autorizzato, una perdita, una divulgazione — te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore da quando ne veniamo a conoscenza.

Ventiquattro ore e non «appena possibile» per un motivo pratico: la notifica al Garante la devi fare tu, ed hai 72 ore. Se ti avvisiamo tardi, il termine lo sfori tu.

Nella comunicazione ti diciamo cosa è successo, quali dati e quante persone sono coinvolte, cosa abbiamo già fatto e cosa consigliamo di fare. Poi ti assistiamo in quello che devi fare verso il Garante e verso i tuoi clienti.

Ti aiutiamo allo stesso modo se devi fare una valutazione d'impatto o una consultazione preventiva: ti diamo tutte le informazioni tecniche che servono e che solo noi abbiamo.

Controlli e verifiche

Hai diritto di verificare che facciamo davvero quello che c'è scritto qui. Su richiesta ti diamo tutte le informazioni necessarie a dimostrarlo, e possiamo concordare un controllo — tuo o di un incaricato tuo — con un preavviso ragionevole e senza interrompere il servizio agli altri.

Non c'è una soglia minima di fatturato e non è una cortesia: è un tuo diritto, ed è scritto qui perché tu sappia di averlo.

Quando il rapporto finisce

Alla scadenza dell'abbonamento conserviamo i dati per 90 giorni, durante i quali puoi esportare tutto e, se ci ripensi, ritrovare il programma com'era. Passati i 90 giorni li cancelliamo, backup compresi.

Se ci chiedi di cancellare prima, cancelliamo prima. Se ci chiedi una copia completa prima della cancellazione, te la diamo in formati aperti.

L'unica cosa che resta è quello che una legge ci obbliga a conservare: i documenti fiscali del rapporto fra noi e te. Non contengono dati dei tuoi clienti.

Su richiesta ti confermiamo per iscritto l'avvenuta cancellazione. Quella conferma serve al tuo registro: tienila.

A chi si scrive

Per tutto quello che riguarda questo documento — una richiesta, un controllo, una segnalazione, una conferma di cancellazione — l'indirizzo è amministrazione@orthosuite.app.

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati perché non ricorrono i presupposti di legge. Se tu ne hai uno e vuole parlare con qualcuno da parte nostra, scriviamo allo stesso indirizzo e risponde il titolare.

Questo documento è parte delle condizioni di servizio e si accetta insieme a quelle. Se lo modifichiamo, vale la stessa regola: avviso almeno 30 giorni prima per le modifiche sostanziali, e per i sub-responsabili nuovi il diritto di opporti descritto sopra.